¿Qué es la rentabilización de la base de datos?
Rentabilización de la base de datos en una empresa de ventas es el proceso continuo de extraer el máximo valor económico de los contactos y clientes registrados en el CRM o sistema de gestión, a través de acciones dirigidas a
incrementar los ingresos y reducir costes de adquisición.
Objetivo: Rentabilizar la venta mediante la optimización de los componentes de la venta actual y prospectada.
Estructura, infraestructura, fuerza comercial y cliente.
Objetivos específicos
- Conocer la calidad de la base de datos
- Eliminar duplicados y registros obsoletos.
- Conocer el comportamiento de tallado de la venta VS la base de datos
- Mejorar la eficiencia de atención de la base de datos asignada por vendedor
- Mejorar la gestión del portafolio disponible para la venta
Insumos
Mi información
- La base de datos
- Presupuesto de ventas
- Histórico de ventas mínimas 6 meses o según ciclos de compra si se conocen
- Los vendedores
- El portafolio
- Canales
- Los clientes (perfil)
- Potencial
- La competencia
Todo nace en la auditoria de la base de datos
Modelo paso a paso para rentabilizar la base de datos de ventas.
1. Auditoría y calidad de datos
Objetivo: Garantizar que la información sea completa, precisa y accionable.
Acciones:
- Eliminar duplicados y registros obsoletos.
- Validar y actualizar correo, teléfono y dirección.
- Enriquecer perfiles con datos clave (sector, tamaño de empresa, cargo).
- KPI: % de registros completos; % de duplicados eliminados.
2. Segmentación y clasificación
Objetivo: Crear grupos homogéneos para mensajes y ofertas personalizadas.
Acciones:
- Definir criterios (CLV(Valor del cliente), frecuencia de compra, sector, canal).
- Etiquetar en CRM (p. ej. “Alto potencial”, “Reactivación”, “VIP”).
- Generar informes de rendimiento por segmento.
- KPI: CLV medio por segmento; tasa de apertura/clic de campañas segmentadas.
3. Diagnóstico de clientes inactivos
Objetivo: Recuperar oportunidades dormidas con alto potencial.
Acciones:
- Filtrar clientes sin compra en > X meses.
- Depurar perfiles no recuperables (empresas cerradas, contactos inválidos).
- Scoring de reactivación (histórico de compra, antigüedad, rentabilidad).
- Diseñar flujos específicos de reactivación.
- KPI: % de inactivos reactivados; ingresos generados por reactivación.
4. Mapeo de portafolio vs demanda
- Matriz cliente–producto: quién compra qué y con qué frecuencia.
- Detallar portafolio no vendido en cada segmento.
- Crear bundles o packs adaptados.
- KPI: % de productos no vendidos; ingresos adicionales por cross-sell.
5. Optimización de canales y actividades
Objetivo: Maximizar conversiones y eficiencia operativa.
Acciones:
- Medir conversión y coste de cada canal (email, teléfono, redes).
- Estandarizar plantillas de correo y scripts de llamada.
- Asignar recursos según canal más rentable.
KPI: Tasa de conversión por canal; coste por lead convertido.
6. Automatización y lead nurturing
Objetivo: Escalar comunicaciones sin perder personalización.
Acciones:
- Crear workflows de email para bienvenida, upsell, reactivación.
- Programar recordatorios automáticos tras inactividad.
- Implementar lead scoring en base a interacciones digitales.
KPI: Tasa de apertura/clic; % de leads maduros a ventas.
7. Monitoreo y reporting continuo
Objetivo: Mantener visibilidad y reaccionar a tiempo ante desvíos.
Acciones:
- Dashboards en CRM o BI con KPIs clave (CLV, CAC, churn).
- Reportes semanales de actividad y mensuales de resultados.
- Alertas automáticas (ej. caída > 10 % en conversión).
KPI: Cumplimiento de metas semanales/mensuales; variación respecto a periodos anteriores.
8. Mejora continua
Objetivo: Adaptar y optimizar el modelo según resultados y feedback.
Acciones:
- Revisión trimestral de KPIs y procesos.
- Sesiones de feedback con el equipo de ventas.
- KPI: Incremento % en KPIs clave tras cada iteración; tiempo de ciclo de mejora.
- Revisión a los ejecutivos de ventas, de la forma cómo le dan uso y lo reflejan en sus planes de trabajo, lo cual, revierte el resultado para crecimiento sostenible.
La Implementación
¿Cómo se hace?
Conociendo la información que tengo y dándole uso focalizado
El concepto es darle un mayor nivel a la venta a partir de entender:
1. Cuántos clientes tengo
2. Cuantos clientes son inactivos
3. Cuánto me compran
4. Qué portafolio me compran
5. Cuál es su ciclo de compra
6. Cuál es el portafolio no vendido
7. A qué actividad corresponde
8. En qué canal se atienden
Los inactivos
- Cuántos son
- Depuramos los que son de perfil de recuperación
- Descontamos los que no cumplen para seguir con la compañía
- Retomamos los que son objetivo de retomar
- Qué compraban
- Cuánto compraban
- Actualizo su perfil
- Prospectamos el portafolio a ofrecer
La Aplicación
Teniendo el insumo de información descrito anteriormente, estructuro mi plan de rentabilización de mi base de datos.
En conclusión
El proceso nos entrega información que posibilita las líneas de decisión y acción para:
- Tener mayor posibilidad de ejecución de la fuerza de ventas de manera focalizada
- Incrementar las ventas de la compañía.
- Definir estrategias de clientes por portafolio, zonas, canales y vendedor
- Optimización de la estructura de ventas
- Enriquecer perfiles con datos clave (sector, tamaño de empresa, cargo).
